Medewerker werkt op een laptop

Fase 1: De Kick-Off

Onderstaand hebben we een uitgebreide toelichting per stap geschreven.

Een medewerker van front office bij Eindhoven Zoo

Stap 1: Let’s go!

Leuk dat we aan de slag gaan met jouw vacature! Zodra bekend is dat er een vacature ingevuld moet worden verstuur je de aanvraag per mail naar jouw contactpersoon binnen recruitment. Dit kan zijn:

  • Myrl van Helvoirt voor de divisie Beurzen & Evenementen en Libéma hoofdkantoor

  • Ianthe Slegers voor de divisie Attractieparken, Dierenbos en alles omtrent stages

  • Dominique van der Wardt voor de divisie Vakantieparken (excl. Dierenbos)

Nadat wij de mail hebben ontvangen nemen we binnen twee werkdagen contact met je op om een afspraak te maken om de vacature inhoudelijk te bespreken. Dit intakegesprek duurt ongeveer een uur en zal binnen een week op locatie of via teams plaatsvinden.

Tijdens de intake komen de volgende onderwerpen aan bod:

  • Hoeveel uur per week betreft de functie?

  • In welke schaal valt de functie?

  • Wat zijn de belangrijkste taken en verantwoordelijkheden?

  • Wat maakt deze functie uniek t.o.v. andere functies?

  • Wat is belangrijk met betrekking tot een kandidaat, denk hierbij aan: harde eisen, soft skills of karakter?

  • Hoe ziet het team eruit? Hoeveel medewerkers en welke rollen zijn er binnen het team?

  • Hoe zou je de sfeer op de werkvloer omschrijven?

Alle vragen die aan bod komen tijdens het intakegesprek kan je terugvinden in ons intakeformulier. Het is fijn om voorafgaand aan het intakegesprek al over deze vragen na te denken.

Stap 2: Tekst in de steigers

We hebben een goed beeld van de functie en gaan aan de slag met de vacaturetekst! Ons doel is om je binnen drie werkdagen de eerste versie toe te sturen. We ontvangen daarop graag jouw inhoudelijke feedback. Hoe sneller jouw reactie, hoe sneller we de vacature live kunnen zetten!

Let bij het beoordelen van de tekst vooral op de volgende punten:

  • Klopt de inhoud van de functie?

  • Komt de rol duidelijk en aantrekkelijk over?

  • Mis je nog belangrijke informatie?

Drie collega's vergaderen bij De Brabanthallen

Stap 3: We staan live!

Yes, we gaan live met jouw vacature! Na het verwerken van de feedback zorgen we ervoor dat deze binnen een werkdag online staat. We hebben een aantal vaste kanalen waarop we onze vacatures publiceren, namelijk:

  • Website werkenbijlibema.nl

  • Vacaturesectie op alle bedrijfswebsites van Libéma

  • Indeed

  • Werkenindekempen (vacatures binnen Brabant)

  • Jobbird

  • Jooble

  • Harpij (Dierverzorging)

  • Clc Vecta (B&E vacatures)

Tip! Reserveer iedere ochtend tijd om de binnengekomen kandidaten te beoordelen. In de tussentijd houden wij nauw contact en hopen we natuurlijk dat de kandidaten binnenstromen.

Briefing voor horeca medewerkers in de Brabanthallen 's Hertogenbosch

Stap 4: Deel de buzz

Naast dat we de vacature delen op alle vacaturewebsites kunnen ook jij en jouw teamgenoten een handje helpen! Dit kan door middel van:

  • Het delen van vacatures op sociale media, zoals LinkedIn, Instagram en Facebook

  • Vacatures onder de aandacht brengen binnen je eigen netwerk, denk aan vrienden, kennissen of familie

Let op! Er staat een leuke wervingsbonus tegenover. (Niet van toepassing voor de Flexpool van B&E).

Wanneer we een vacature invullen via jouw netwerk, bedraagt dit:

  • € 250,- netto voor een vaste kracht

  • € 100,- netto voor een 0-uren contract

Wil je meer weten over de spelregels? Kijk dan hier.

Medewerkers van de technische dienst bij Beekse Bergen

Stap 5: Pitstop

Zodra jouw vacature live staat is het belangrijk dat we de vacature goed monitoren. De vacature heeft twee weken nodig om goed te landen op alle job boards en optimaal vindbaar te zijn.

Blijkt het aantal goede kandidaten na twee weken toch wat tegen te vallen, dan volgt er een nieuw contactmoment en bespreken we het plan van aanpak om bij te sturen.

Afhankelijk van de vacature kan het plan bestaan uit:

  • Bijschaven vacaturetekst

  • Extra exposure via sociale media passend bij de doelgroep, denk aan een campagne op Instagram en Facebook

  • Campagne op job boards, zoals LinkedIn en Indeed

  • Organische LinkedIn post

Fase 2: Van klik tot contract

Onderstaand hebben we een uitgebreide toelichting per stap geschreven.

Stap 6: De matchmaker

Voor vacatures t/m schaal 5 ben jij zelf verantwoordelijk voor alle contactmomenten met de kandidaat. Voor vacatures vanaf schaal 6 zijn wij (recruitment) verantwoordelijk voor het contact met de kandidaat.

Elke kandidaat ontvangt binnen 1,5 week na sollicitatie een terugkoppeling. Dit kan een telefonische screening zijn, een uitnodiging voor een gesprek of afwijzing. Lukt het je niet om binnen 1,5 week contact op te nemen? Dan kan via Emply een gestandaardiseerde mail worden verstuurd zodat de kandidaat op de hoogte is van de vertraging.

Hieronder uitleg over de terugkoppeling naar een kandidaat:

Twee collega's van de gastenservice in Safaripark Beekse Bergen

1. Telefonische screening en uitnodigen van kandidaat

Ben je enthousiast over een kandidaat? Dan gaan we over tot een telefonische screening en het uitnodigen van de kandidaat. Het uitnodigen van een kandidaat gebeurt altijd telefonisch en plannen we binnen 1.5 week!

Tijdens dit telefoongesprek checken we goed of de kandidaat arbeidsvoorwaardelijk geschikt is. Dit voorkomt eventuele teleurstellingen in een verder stadium van de procedure. Om deze informatie te achterhalen kunnen de volgende vragen worden gesteld:

  • Hoeveel uur ben je beschikbaar per week?

  • Wat is je opzegtermijn?

  • Wat is je huidige salaris?

Voldoet de kandidaat aan de criteria dan plannen we direct een kennismakingsgesprek. De bevestiging kan eenvoudig via Emply worden verstuurd. Vergeten hoe dit moet? Bekijk dan deze instructievideo.

Tip: Heb je naar aanleiding van het cv en motivatie nog vragen? Dan kan een korte telefonische screening ook zinvol zijn om aanvullende vragen te stellen.

2. Afwijzen van de kandidaat

Past de kandidaat niet bij de functie? Dan sturen we binnen 1,5 week een afwijzing via Emply met behulp van de beschikbare templates. Vergeten hoe dit moet? Bekijk dan deze instructievideo.

Let op! Het per mail afwijzen van een kandidaat gebeurt alleen wanneer je geen telefonisch of persoonlijk contact hebt gehad.

Een kantoormedewerker bij Golf De Gulbergen

Stap 7: Aan tafel!

Yes, eindelijk gaan we kijken of die echte match er is! Het aantal selectiegesprekken kan verschillen per functie. Voor bijbanen houden we één gesprek aan. Bij andere functies zijn vaak twee gesprekken voldoende. Is het een specialistische rol? Dan is een casus tussen het eerste en het tweede gesprek mogelijk.

Na het gesprek

Binnen 2 à 3 werkdagen volgt een telefonische terugkoppeling door één van de gesprekspartners. Ook wanneer het een afwijzing betreft. Let op! Wanneer je een vervolggesprek plant, bevestig dit dan via Emply. Vergeten hoe dit moet? Bekijk dan deze instructievideo.

Stap 8: Binnen hengelen

Is het een match? Dan gaan we over tot een arbeidsvoorwaardenvoorstel. Dit gebeurt altijd in overleg met de HR Businesspartner. Voor vacatures t/m schaal 5 is de vacaturehouder zelf verantwoordelijk voor het opmaken van de voorstellen en het doen van de onderhandelingen. Voor vacatures vanaf schaal 6 is recruitment verantwoordelijk voor het opmaken van de voorstellen en de onderhandelingen.

Tip: Het arbeidsvoorwaardenvoorstel is juridisch bindend. Dat betekent dat zodra we dit voorstel aan de kandidaat doen, de inhoud daarvan juridisch bindend is, ook als het arbeidscontract nog niet is verstuurd. De kandidaat kan dus met een gerust hart zijn of haar huidige baan opzeggen.

Front office medewerkers bij Beekse Bergen

Stap 9: Welkom aan boord!

Goed nieuws, de kandidaat heeft het aanbod geaccepteerd! Zodra er een akkoord is, zet jij jouw nieuwe collega zo snel mogelijk in HR2day. Het liefst binnen 1 à 2 werkdagen. Wanneer de gegevens zijn ingevoerd kan het contract door de HR Servicedesk opgemaakt worden. Het contract wordt digitaal naar de kandidaat verstuurd. Uitleg over de invoering in HR2day vind je hier.

Stap 10: Missie geslaagd!

Oh HAPPY DAY! We hebben een nieuwe collega gevonden! Nu heb je bijna alle stappen doorlopen. Wanneer we een nieuwe collega hebben aangenomen gaat de vacature offline en wordt deze gearchiveerd in Emply. Let erop dat iedereen een terugkoppeling heeft gehad in de procedure. Bij vacatures t/m schaal 5 ben jij als vacaturehouder zelf verantwoordelijk voor deze terugkoppeling.